コムタス進学セミナー：個人情報管理コンプライアンスプログラム

コムタスグループにおける
個人情報保護管理　コンプライアンス・プログラム
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
社団法人　全国学習塾協会　正会員
コムタスグループ　代表　黒田　哲生

　コムタスグループ（以下「当社」とする）においては、近年の情報化社会の中でその取り扱いに関して、時としてトラブルとなることもある当社所有の個人情報を、以下のプログラムのもとに管理・保護し、実施することを規定致します。
　また、このコンプライアンス・プログラムは、「個人情報の保護に関する法律」法第８条に基づき平成１６年１０月に定められた「個人情報保護に関する法律についての経済産業省分野に関するガイドライン」、及び日本工業規格「個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラムの要求事項ＪＩＳ　Ｑ　１５００１」に準拠しているかどうかの審査を受け（社団法人　全国学習塾協会のプライバシーマーク認定委員会により）、承認されたものです。
　代表者は、このコンプライアンス・プログラムの実施及び管理に不可欠な資源を用意し、責任を持って体制整備に努めます。

１．方針（考え方）
　　当社では、児童・生徒（以下「生徒」とする）の補習、進学指導及び生活指導を行う中で、種々の個人情報が集まり、発生します。
これらは、生徒の成績管理・進路指導等に必要不可欠なものですが、近年の社会情勢の中で個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどの問題が起きていることから、これを保護するために　十分な規定をし、保護管理体制を構築しなければならないと考え、個人情報保護法及びＪＯＳＱ１５００１に準拠して、実践遵守計画・規程としての本コンプライアンス・プログラム、及びガイドライン、運営内規及び関係規程等を策定いたしました。
本方針とコンプライアンス・プログラムに基づく、個人情報保護方針（プライバシーポリシー）を、別途定め公表いたします。個人情報保護方針、Ｃ／Ｐ、ガイドライン等は定期的（年１回以上）かつ継続的に見直しを実行し改善いたします。

２．責任者（個人情報に関する相談・苦情などの係り）
　
　個人情報保護管理者（ＣＰＯ）　　　
　　氏名横川　淳
　　住所〒737-0051 広島県呉市中央1-6-9
センタービル呉駅前3F
　　電話 0823-21-4795

苦情相談窓口　
名称　コムタス相談窓口
連絡先　0823-21-4795
連絡方法電話による

３．定義（用語の説明）
１．個人情報　当社では、生徒及びその保護者と従業員に関する情報です。
２．個人情報保護管理者（ＣＰＯ＝チーフ・プライバシー・オフィサー）
　当社で、個人情報の管理・保護に関する責任者です。
3．委託・受託
当社が、模擬試験等の採点・集計・統計等のために、電算機処理等に係る個人情報を、一時的に当社以外の第三者に託すことを委託、託されることを受託という。
４．提供・第三者提供
当社が、フランチャイズ契約を結んでいる場合、本部との間で各試験成績・合否状況等の個人情報を交換或いは共有する事を提供といい、それ以外の第三者に提供する場合には、第三者提供という。
　５．監査責任者
代表者により当社内から指名された、このコンプライアンス・プログラム及びガイドライン等の運用状況の個人情報の保護管理体制の監査を実施する責任者です。
　６．本人（生徒及び保護者、従業者）の同意
個人情報の収集・提供・利用等に関して同意していただくことです。

４．個人情報の特定
　　当社は、自ら保有する全ての個人情報を特定するために、調査を実施し、調査結果を公表（入塾案内・ＨＰ）するとともに、を保存し、定期的に見直しを図り正確性を確保します。

５．収集の原則
　個人情報の収集は、次の各項の範囲を原則とします。
　１．生徒及び保護者の氏名・住所・電話番号等で、契約書面・口座振替依頼書に記載されている各事項。
　２．生徒の学校における定期試験・各種模擬試験の成績及び順位、通信簿等。

６．利用の原則
　個人情報の利用は、次の範囲を原則とします。
１．当社の正当な事業の範囲内で、業務管理、生徒管理、成績管理、進路指導等に利用。
　2．生徒募集の宣伝広告等に利用する場合には、自主基準に則り、プライバシーの保護を含めて細心の注意を払います。

７．提供・委託の原則
　個人情報の提供・委託は、次の範囲を原則とします。
外部（団体・会社など）の模擬試験を受験した場合の、氏名・受験番号・点数などの成績処理委託に必要な事項とし、相手先も個人情報保護に関し十分な対応が講じられていることを条件として提供・委託・受託します。
第三者提供は、一切致しません。

８．収集・利用・提供の例外事項
　　前述の５・６・７項に関して下記に述べる場合は例外事項として処理しま　す。
　１．法令の規定による場合
　２．本人（情報主体）である生徒及び／又は保護者、従業員或いは公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

９．個人情報の適正管理義務
　　個人情報は正確かつ最新の状態で管理し、リスクに対して安全対策を講ず　るものとします。当社において個人情報の収集・利用及び提供に従事するものは、法令の規定・内部規程を遵守し、個人情報の秘密保持に十分な注意を払います。

10．生徒及び保護者の自己情報を与える事に関する任意性　
　　５項において定めた個人情報に関しては、その提出はあくまで任意のもの　です。
　　しかしながら、提出いただけない場合には、事務処理を始め、生徒の成績　管理・進路指導或いは人事考課・配置等に何らかの支障を来す恐れが有ることを、本人（情報主体）である生徒及び保護者、従業員にご理解頂きます。

11．自己情報に関する生徒及び保護者の権利
　　情報主体である、生徒及び／又は保護者、従業員は自己の情報に関して、管理者に申し出ることによって、開示を求める権利・訂正削除を求める権利及び利用・提供・委託を拒否する権利を有します。
　　当社は、情報主体より自己情報に関する開示・訂正・削除等の請求があった場合、合理的な期間内にこれに応じ、その結果を可能な範囲で通知するものとします。
12．内部規程・計画・教育
　１．内部規程　当社では運営内規を定め、代表者を始め、全従業員（講師及び職員）がこのコンプライアンス・プログラムを始めとする関連規程を遵守し、個人情報の保護に努力することを誓約し、違反した場合には罰則を適用します。
　２．計画　運営内規を遵守するために必要な教育、監査などの計画を立　　案し、文書化し、かつ維持いたします。
　３．教育　当社は、本コンプライアンス・プログラム、個人情報保護に関するガイドライン、運営内規、個人情報保護方針、関連規程を徹底及び周知するために、教育・研修を年一回以上実施します。
　４．法令及びその他の規範　本コンプライアンス・プログラムは、個人情報の保護に関する法律、ＪＩＳＱ１５００１、経済産業省ガイドライン及び関係諸法に基づき作成いたしました。
当社では、個人情報保護に関するガイドライン（経済産業省、厚生労働省、文部科学省）、ＪＩＳ規格、社団法人全国学習塾協会の自主規準及び個人情報保護に関する業界ガイドラインを生徒及び／又は保護者、従業員の希望が有れば参照できるように、資料として保管しています。
　５．監査　当社では、計画に基づき監査責任者による本コンプライアンス・プログラム及び関連規程・文書の適法性とその運営体制に関しての監査を定期的に実施し、その監査報告書を保管いたします。
　　　監査報告書は、監査事実、監査指摘事項、対応策実施状況を含みます。

13．関係文書・規程
（コンプライアンス・プログラム文書）
以下の規程、文書等を策定し、定期的に改善すると共に実施、運用いたします。
　１．プライバシーポリシー
２．個人情報保護に関する法律についてのガイドライン
３．個人情報保護及び営業秘密管理規程
４．個人情報保護監査規程
５．文書管理規程
６．当社における個人情報と管理のフローチャート
７．個人情報調査一覧（取扱マニュアル）
　８．入塾案内書、個人成績一覧（例）、模擬試験個人成績表（例）
　９．個人情報の取り扱いに関する同意内容書及び同意書（写し）
　10．個人情報に係る開示・訂正・削除等の請求書（書式）

14．参照文書
以下の文書を参照出来ます。
　１．（社）全国学習塾協会の協会ガイドライン0510版
２．（社）全国学習塾協会　自主基準
３．　契約書・約款、契約に係る概要書
４．　監査報告書

附則　平成15年10月1日　施行
　　　平成20年　2月14日　改訂